Mettre en place un e-learning juridique post COVID-19

31 millions : c’est le nombre global d’utilisateurs quotidiens gagnés par Microsoft Teams en un peu plus d’un mois (source : siècledigital.fr), une hausse due aux multiples confinements nationaux. 

La crise sanitaire et la généralisation du télétravail ont été dans de nombreux domaines l'occasion de s'interroger sur comment faire les choses autrement : c’est le cas pour la formation avec les e-learnings, ces formations en ligne et à distance qui utilisent Internet et les nouvelles technologies digitales. 

Déjà très largement utilisés, ils sont récemment devenus la norme pour des raisons conjoncturelles et pratiques.

Etat des lieux des besoins des directions juridiques

Le confinement a rendu impossibles les formations dispensées en présentiel alors que, parallèlement, les besoins en formations étaient considérables :

• Dans les entreprises, pour accompagner efficacement les opérationnels (commerciaux notamment) qui se sont parfois vu déléguer dans l’organisation « de crise » certaines tâches juridiques simples, récurrentes auparavant réalisées par les juristes (savoir ce qu’est un contrat ou comment utiliser un modèle de contrat par exemple, connaitre les éléments basiques de la responsabilité), 

• Pour les cabinets d'avocats qui ont parfois formé, en urgence, les juristes de leurs clients sur des sujets liés à la crise sanitaire en dehors même de leur cœur de compétences,

• De manière globale parce que, après le « rush » des premiers jours de confinement et l'organisation des équipes à distance, l'activité de certains s'est stabilisée leur permettant de consacrer plus de temps qu'habituellement à leur formation.

En dehors du COVID-19, les avantages du e-learning sont nombreux, pour le formateur comme pour les « apprenants » :

• Formations moins coûteuses (pas de frais de location de salle, de déplacement ou de déjeuner),

• Possibilité de toucher des personnes dispersées géographiquement et/ou éloignées du formateur, 

• Sessions de formation plus ramassées qui n'impliquent pas de bloquer intégralement un voire plusieurs jour(s) dans un agenda,

• Traçabilité automatique des modules suivis par les collaborateurs (utile pour la compliance s’agissant notamment des obligations de formation résultant de la loi Sapin II), 

• Possibilité de proposer des sessions « live » ou asynchrones accessibles 7/7, 24/24, 

• Opportunités de coanimation accrues, la disponibilité requise des formateurs étant moins importante (d’autant que tout ou partie de leur intervention peut être enregistrée).

La mise en place d'un e-learning figure dès lors en bonne place sur la liste des initiatives prioritaires post COVID des directions juridiques.

Quelques conseils pour créer le e-learning de votre direction juridique

-    Avant

•  Identifier les sujets d’intérêt par les opérationnels en mettant en place par exemple un sondage via Survey Monkey.

• Surfer sur la vague du confinement qui aura permis de supprimer efficacement les derniers obstacles (technologiques ou psychologiques) à la digitalisation : toutes les entreprises utilisent désormais des outils pour travailler en équipe, partager, participer à des réunions en ligne que les collaborateurs les plus réticents se sont appropriés. En parallèle les clients internes amenés à intervenir en délégation du juridique ont compris l’intérêt des « formations juridiques pour non-juristes ».  Afin d’identifier plus précisément les collaborateurs à former, disposer d’une cartographie des risques juridiques de l’entreprise peut s’avérer précieux. 

• Inscrire les modules de formation dans un cycle avec le cas échéant plusieurs niveaux et prévoir un programme annuel pour créer une dynamique chez les opérationnels à former par exemple. Si votre organisation dispose d’un Learning Management System global (plateformes de formation type PeopleCare, Airteach, CrossKnowledge, Classilio…) les modules juridiques peuvent aisément être créés et hébergés sur cette plateforme et bénéficier de l’infrastructure et de la communication déjà en place. Certaines fournissent même des contenus de formation à personnaliser ou pas.

-    Pendant

• Favoriser les échanges.

• Continuer à utiliser les suites Office 365 ou Google pour y basculer les formations traditionnelles. Il suffit de compléter ces suites par des applications comme Beekast (utilisé par exemple par l’AFJE pour ses formations), Stormboard, Survey Monkey, Microsoft Whiteboard qui permettent d’animer une formation à distance en conservant l’attention des stagiaires : il est difficile en effet de maintenir sa concentration plusieurs heures seul derrière un écran avec un casque sur les oreilles. Des activités (sondage, brainstorming, quizz, chalenge, SWOT…), doivent rythmer la présentation (toutes les 15 minutes environ) et créer des interactions avec le formateur et les autres participants.

• Ces activités permettent également de vérifier (pendant la formation ou à distance de celle-ci) l’acquisition des connaissances par les apprenants (quizz certifiant un niveau minimal qui peut même être réitéré périodiquement pour compléter un apprentissage, le mettre à jour, etc.). Avec ces activités, enfin, on peut délivrer un message de plusieurs manières afin que les apprenants se l’approprient mieux (e-learning ou pas, la répétition reste l’art de la pédagogie !).

• S’appuyer sur la fonction « chat » des outils pour les questions et, si les participants à la formation sont nombreux, désigner une personne en « back up » pour l’analyse et la priorisation des questions.

-    Après

• Rendre accessibles aux stagiaires les supports utilisés lors de la formation.

• Ne pas oublier de communiquer largement autour des e-learnings proposés par la direction juridique afin d’assoir, au-delà même de la crise sanitaire, sa visibilité au sein de l’entreprise.

Les modules d’e-learning créés, le nombre de collaborateurs formés peuvent d’ailleurs constituer un KPI pertinent pour la direction juridique.