Rechercher l’efficience dans les cabinets d’avocats, ou comment améliorer l’utilisation de ses ressources

Par Martin Fauvel, Day One

Traditionnellement très attachés à la recherche d’efficacité, les avocats dans les cabinets sont de plus en plus sensibles à la recherche d’efficience pour faire face à l’environnement de ressources contraint qui les touche de près.

Définition de l’efficience dans les cabinets d’avocats

Depuis toujours les cabinets d’avocats sont réputés pour leur efficacité : ce sont eux que l’on vient trouver pour sortir d’une situation inextricable, ils s’attachent à rechercher la satisfaction client, ils visent l’excellence et leurs livrables sont souvent pris comme une référence. Mais cette recherche d’efficacité s’accompagne rarement de la réflexion sur la mobilisation des ressources qui a été nécessaire pour parvenir au résultat.
Si tel était le cas, on pourrait alors parler d’efficience. L’efficience c’est se demander si les moyens alloués à la réalisation d’une tâche sont proportionnés au résultat souhaité et obtenu. En d’autres termes et pour reprendre la formule consacrée : l’efficience c’est rechercher l’efficacité à moindre coût, c’est maximiser les résultats en minimisant les efforts.

Pourquoi chercher l’efficience dans un cabinet d’avocats

La recherche de l’efficience est contre-intuitive avec la logique du taux horaire : a priori l’avocat qui cherche à passer le moins de temps possible et à mobiliser le moins de ressources possibles sur un dossier serait perdant puisque la facture ainsi établie serait moins importante que pour l’avocat qui n’aura pas eu cette démarche d’efficience.

• Augmenter la satisfaction client

Cependant, les praticiens le savent, la satisfaction client passe aussi par la capacité du cabinet à traiter les dossiers rapidement, en disposant de temps pour expliquer les éléments au client. Les critères principaux qui orientent le choix d’un cabinet d’avocats tels que les Directions Juridiques nous le communiquent sont avant tout :

• La relation interpersonnelle avec l’associé
• La fiabilité du cabinet
• La qualité technique de la prestation
• Le respect des délais
• La disponibilité des équipes pendant la mission
• Qualité de l'écoute
• L'implication de l'associé sur la mission
• Le caractère opérationnel des recommandations

Aucune de ces qualités ne peut être atteinte pleinement si la production est artisanale et s’il n’y a pas une recherche d’efficience au sein de l’équipe qui travaille sur un dossier. En améliorant l’efficience du cabinet ou de l’équipe, les avocats sont plus à même de prendre le temps d’adapter chaque réponse fournie, chaque conseil donné et ainsi augmenter la valeur apportée par leur travail.

• Augmenter la capacité de production de l’équipe

Le métier de l’avocat est une profession intellectuelle par nature pour laquelle la recherche du volume d’affaires engendre souvent le risque d’une dégradation de la qualité des conseils. La recherche de l’efficience permet d’augmenter le volume de dossiers traités tout en maîtrisant la qualité apportée au traitement de ces dossiers.
En permettant à une équipe d’absorber plus de dossiers tout en maîtrisant les ressources consacrées à chacun de ces dossiers, la recherche d’efficience a donc la vertu d’augmenter la rentabilité du cabinet.

Comment adopter une démarche de production efficiente dans un cabinet d’avocats

La recherche de l’efficience, issue des nouvelles méthodes de management et notamment du « Lean Six Sigma » suppose de s’interroger sur la manière dont les choses sont produites pour adapter les comportements et les outils dans une direction commune. Quelques pistes pour y parvenir :

1. Définir clairement la raison d’être, c’est-à-dire la vision et la mission, du cabinet

La formalisation de la vision et de la mission d’un cabinet d’avocats, exercice trop souvent négligé, permet d’analyser les actions menées et de déterminer ce qui a sa raison d’être au sein du cabinet et ce qui doit en sortir. La raison d’être du cabinet est définie par la vision, la manière de faire est formalisée dans la mission.
Par exemple, un cabinet très haut de gamme vendant une expertise très pointue en droit de la concurrence ne serait pas efficient à traiter la production de Procès-Verbaux d’Assemblées Générales Ordinaires Annuelles.

2. Mettre en place les processus permettant de réellement partager les savoirs

Le partage des savoirs est la clef de voûte d’un système de production efficient dans les cabinets d’avocats. Il regroupe des types très variés de savoirs et notamment : modèles de documents, production de notes, recherche de jurisprudence, actualité législative & réglementaire.
Sur chacun de ces sujets un cabinet ou une équipe doit définir le système optimal de partage :

• Base de données commune
• Réunions de travail et de partage régulières mais rapide (30 minutes) où la parole est laissée à la force exécutante du cabinet
• Consolidation de lettres d’informations internes & à destination des clients permettant de fixer la doctrine du cabinet ou de l’équipe
• …

3. Exploiter les données déjà existantes au sein du cabinet

Les cabinets d’avocats exploitent peu le travail mené sur les précédents : si une personne est en mesure de se souvenir d’un cas ou d’un dossier traité, il n’existe généralement pas d’outil, de process ou d’habitude permettant d’exploiter les précédents de manière systématique.
La manne que représente la somme des dossiers traités par des associés d’un même cabinet est peu exploitée et constitue une première marche incontournable dans la recherche de l’efficience. La mise en place de Retours d’Expérience (REX) sont une première étape pour parvenir à exploiter ces données.

4. Utiliser tous les outils pertinents pour gagner du temps

La multiplication des outils à disposition des cabinets d’avocats nécessite pour ces derniers de se pencher sur les technologies les plus appropriées à leur mission. On peut notamment citer, sans prétendre à l’exhaustivité les outils suivants :

• Utiliser les bases de données existantes pour favoriser la mise en commun sur les dossiers (i-Manage, Diapaz, NetDocuments, HighQ…)
• Générateurs automatiques de revue de presse spécialisé (IFTTT, Microsoft Flow, Zapier…) pour permettre d’industrialiser le partage sur les actualités
• Outils d’analyse des contentieux (Predictice, Doctrine.fr, JurisData Intelligence…)
• Outils de génération d’actes (Polyoffice 365, LawGeex, ContractExpress …)
• Outils d’analyse des contrats (Hyperlex, SoftLaw,Proxem, Kira, Ravn…)
• …