Bien gérer son temps : principes et outils de base

Savoir gérer son temps et ses priorités est l’un des facteurs de succès dans les métiers du conseil et notamment la profession d’avocat. Nombreux sont ceux qui ont cru que les outils électroniques (emails, sms et agenda électronique) permettraient une meilleure efficacité. En réalité, c’est plutôt l’inverse qui se produit, car sans autodiscipline, ils ont plutôt tendance à renforcer le sentiment d’être submergé ou encore la dispersion. Pour améliorer sa gestion du temps, mieux vaut commencer par quelques principes et outils de base simples. Et, surtout, trouver ce qui convient à chacun en fonction de sa personnalité.

1. Principes de base

Équilibrer ses semaines et ses journées : il s’agit de tendre vers un équilibre en se ménageant des plages de repos ou de détente aux moments qui conviennent le mieux (ces moments étant différents pour chacun, il faut souvent expérimenter plusieurs « formules » avant de trouver la bonne).

Trouver son propre rythme : certains personnes peuvent entrer immédiatement dans l’action, alors que d’autres auront besoin d’un « échauffement » et d’avoir une visibilité sur leur journée ou sur leur semaine avant de commencer à se plonger dans leurs dossiers ou à préparer des réunions avec des clients. Quel que soit son mode de fonctionnement, il est recommandé de repérer les moments de la journée et de la semaine qui sont propices au travail sur des dossiers complexes et ceux pendant lesquels la capacité de concentration est moins élevée.

Limiter les interruptions : lire ses mails, prendre les appels téléphoniques ou répondre aux sollicitations de collaborateurs est souvent génératrice de stress et de perte de temps. Même s’il n’est pas toujours possible de se protéger des interruptions, mettre en place une autodiscipline et des règles de collaboration claires avec son équipe sont d’excellentes façons de mieux gérer ses moments d’occupation et ses moments de disponibilité, pour le bénéfice de tous.

2. Outils d’organisation et de planification

L’agenda
Electronique ou papier, l’agenda n’est pas seulement l’endroit où l’on consigne les réunions, déjeuners ou rendez-vous professionnels les plus importants. Car il doit apporter une vision réaliste et complète de vos activités prévisibles dans la semaine ou le mois, y compris les activités qui n’impliquent que vous-mêmes (par exemple, remplir ses feuilles de temps).
C’est à partir de cette vision réaliste et globale qu’il est possible d’équilibrer ses journées, en évitant, par exemple, de planifier un petit-déjeuner, un déjeuner et un dîner professionnels la même journée !
Il est utile également de laisser des plages libres dans un agenda. Idéalement, trois à quatre demi-journées sans réunions ou rendez-vous. Celles-ci permettent d’absorber les retards, les décalages et les imprévus ou les urgences.

On recommande également :
- d’inscrire dans l’agenda les temps dédiés à la préparation d’une réunion ou la rédaction d’un article ou d’un document. Les temps de trajet doivent être également visibles ;
- de fixer, chaque fois que c’est possible, une heure de fin pour les réunions (et travailler sur l’efficacité de la conduite de réunions pour éviter les dépassements) ;
- d’intégrer à l’avance tous les événements récurrents (par exemple, réunions mensuelles d’associés, temps hebdomadaires dédiés à la facturation, etc.) ;
- d’intégrer dans votre agenda professionnel les activités personnelles indispensables pour votre équilibre et que vous avez régulièrement tendance à « sacrifier » au profit d’activités professionnelles (par exemple, le cours de yoga tous les mercredis à 20h).

La « to do list »
Faire sa « to do list »  est souvent source de stress car elle met en évidence tout ce qu’il reste encore à réaliser dans la journée ou dans la semaine. Pour qu’une « to do list » soit utile et puisse servir à élaborer son planning de la semaine ou du mois, il est conseillé de la remplir par thèmes ou par catégories (clients, management, marketing, facturation, etc.).

Le contenu d’une « to do list » change tous les jours et même plusieurs fois par jour. Il est donc conseillé de la reprendre tous les matins (ou tous les soirs) pour la mettre à jour et éviter ainsi les oublis.

La « to do list » ne comporte aucune indication de priorité ou de durée : peuvent y figurer des micro-tâches (par exemple, transférer un email à un associé) ou des actions qui nécessite du temps – qu’il est même parfois difficile d’évaluer à l’avance (par exemple, appeler un client pour lui parler d’une difficulté dans le dossier). La « to do list » utilisée sans lien avec l’agenda n’a donc pas d’utilité réelle. Car c’est dans l’agenda que viendront s’inscrire les actions et les tâches qui ont été établies dans la « to do list ».