Organiser son temps pour gagner en efficacité

Par William CARGILL, fondateur deinceps

Le temps, c'est de l'argent. Cette maxime populaire trouve un écho particulièrement fort dans des professions comme celles d'avocat qui utilise le temps comme unité de facturation. Dès lors, s'organiser et gagner du temps, c'est gagner de l'argent. Mais pas seulement…

S'organiser permet également de gagner en efficacité, en qualité de production, mais également, et c'est un élément loin d'être négligeable, en sérénité.

Qui dit organisation dit avant tout gestion des priorités

Imaginez un grand vase large avec, à côté, du sable, de l'eau, du gravier et des gros cailloux.

Si vous commencez à remplir le vase avec les gros cailloux, les graviers s'inséreront ensuite entre les cailloux, puis le sable entre les graviers et l'eau viendra enfin remplir les espaces libres. Vous aurez ainsi réussi à tout faire rentrer dans le vase.

La morale de cette métaphore n'est pas que l'on peut toujours en rajouter, comme certains pourraient le croire, mais que si vous ne commencez pas par les gros cailloux, vous ne pourrez jamais tout faire rentrer dans le vase. Commencez par le sable, et vous ne pourrez plus ajouter que de l'eau. Gros cailloux et graviers seront laissés de côté.

Si vous voulez faire tout tenir dans le vase, qui représente votre vie, il vous faut commencer par les gros cailloux, c'est à dire les priorités. Sinon, votre vie ressemblera à du sable…

Dans votre votre activité professionnelle, il en est de même : à défaut de fixer les priorités (vos priorités), vous risquez de passer à côté des choses importantes et d'avoir la tête dans le guidon en vous laissant happer par le quotidien.

Une fois les priorités fixées, vous allez pouvoir organiser votre temps en fonction de ces priorités.

Pour cela, je vous propose d'utiliser un outil très efficace pour vous aider à déterminer, en fonction des actions à mener,  à quoi elles correspondent et qui doit les prendre en charge.

La matrice du temps, un outil aussi pratique qu'efficace pour organiser ses actions

En ce qui concerne la répartition des tâches, dans un métier de conseil ou à un poste d'associé (ou de direction), vous devez consacrer entre 60 et 70% de votre temps aux tâches non urgentes mais importantes pour éviter qu'elles ne se retrouvent dans la case urgent et important, qui doit être réservée aux véritables urgences.

La question de savoir qui doit prendre en charge une tâche est tout aussi importante  pour laisser le moins de choses possibles dans la case urgent et important. Les tâches qui ne sont pas importantes à votre niveau (commandes de fournitures, photocopies, …) doivent être déléguées dès lors que vous avez au moins une assistante ou un collaborateur (trice).

Si vous respectez ces consignes, vous ne devriez pas passer de temps dans la case non urgent et non important dans laquelle on se réfugie quand on est trop dans le urgent et important, qui crée le stress. Alors même qu'on est sous l'eau et qu'on n'arrive plus à tenir les délais, on va par exemple aller consulter un site internet sur un sujet non seulement sans intérêt et de surcroît  non urgent pour relâcher le stress.

Ce faisant, on abaisse temporairement le niveau de stress ressenti, mais on contribue en même temps à le renforcer puisqu'on prend du retard… en plus du retard déjà accumulé!

Planifier ses actions et s'y tenir !

En matière d'organisation, la discipline est la meilleure alliée, surtout si vous n'avez pas trop l'habitude de planifier et d'organiser. C'est par une discipline sans faille que vous parviendrez à respecter les priorités que vous vous êtes assignées et suivre votre organisation et votre planning.

Pour cela, l'outil le mieux adapté est aussi simple que mal utilisé : les fameuses To Do List.

La to do list doit recenser ce que l'on prévoit de faire sur une durée bien précise : journée, semaine, mois. L'erreur consiste le plus souvent à confondre to do list (ce que je vais faire) avec la liste de tout ce que j'ai à faire, sans référence à une journée, semaine ou mois.

La to do list d'une journée comporte ainsi souvent plus de dix points. Et si on affectait un "budget temps" à chacune des tâches, il faudrait plus de 72 heures pour épuiser la to do list !

Faire une to do list courte, réaliste, et qui prenne en compte les imprévus de la journée

Une to do list courte qui prenne en compte les imprévus de la journée (appel client, question d'un collègue…) est un gage d'efficacité : il n'y a plus qu'à suivre sa to do list, déterminée en fonction des priorités que l'on s'est fixées, pour atteindre ses objectifs.

Pour plus d'efficacité, notez tout dans votre agenda, comme un rendez-vous de médecin, avec un horaire de début, de fin et respectez ce créneau comme vous respecteriez votre rendez-vous de médecin.

Identifier et supprimer les gaspilleurs de temps

Les gaspilleurs de temps sont ces multiples sujets qui viennent vous faire perdre du temps et ils se répartissent en trois catégories.

La première, ce sont les dérapages quotidiens : appel téléphonique inutilement long, mauvais rangement, difficulté à dire "non", tendance à en faire trop ou à trop fignoler figurent au rang de ces gaspilleurs d'un temps précieux et compté.

Les seconds gaspilleurs de temps résultent d'un manque de planification : plus de cartouches d'imprimantes en pleine urgence, manque de planification des tâches, absence de délégation, lenteur dans la prise de décision contribuent, eux aussi, à faire dérailler votre belle organisation.

Enfin, les "autres" peuvent également être source de désorganisation : porte ouverte en permanence conduisant à un défilé dans votre bureau, réunionite, conflits entre personnes mal gérés, manque de formation du personnel qui vous interrompt sans arrêt, questions non importantes que l'on vous soumet sans se préoccuper de votre emploi du temps sont autant de menaces pour votre efficacité.

Si vous avez le sentiment d'être concerné par un manque d'organisation et d'efficacité, attelez-vous à ces quelques principes et vous serez surpris des progrès que vous réaliserez. Mais, comme pour une rééducation, c'est la discipline et la persévérance dont vous ferez preuve qui seront garantes de votre succès.