Les locaux, un outil de compétitivité négligé - Episode 2 : un outil de management ou comment être heureux…

Par Nathalie Rehby, Satellitis, et Stéphanie Roche, Intérieur 360°

« ETRE HEUREUX »… Peut-être l’expression la plus « choc » du rapport de Kami Haeri  sur « L’avenir de la profession d’avocat », surtout en regard de ces chiffres que ce même rapport cite : 30% des avocats quittent la robe après 20 ans d’exercice, 20% des femmes après 5 ans¹ …

« Etre heureux » dans la profession, ce n’est donc pas si simple. Concrètement, c’est d’abord « être heureux » au cabinet, donc dans un lieu.

Or aujourd’hui, le cabinet est au confluent entre l’évolution de la profession d’avocat (legaltech, interpro, déjudiciarisation…), et les évolutions sociétales sur le travail (nouveau management, évolution du travail, télétravail...). Il n’est plus seulement un lieu de travail, il devient, après vecteur d’image (voir épisode 1), un outil de management.

Reste que l’exercice des avocats repose encore sur un « schéma individualiste »², et non sur la gestion d’un collectif de compétences et d’aspirations. Or la réflexion sur les locaux ne peut plus être limitée à leur localisation et à leur coût. Encore moins en terme de management, à répartir de l’espace en fonction du statut des personnes (associés, collaborateurs, secrétaires, supports…). L’aménagement des locaux doit devenir une pierre angulaire de la stratégie de développement du capital humain. C’est nécessaire et même rentable (I.), grâce à des outils simples et efficaces (II.)

1) Optimiser l’aménagement = rentabilité !

• Plus de productivité

Belle lapalissade, mais « être heureux » au travail, c’est évoluer dans un environnement favorable et cela favorise la motivation et la sérénité propices à s’impliquer davantage. Autre idée reçue très prisée chez les professions libérales, être bien c’est avoir de l’espace donc un bureau fermé à soi. Est-ce réellement cela l’acmé de l’utilisation bienveillante de l’espace ? En fait, être productif signifie aussi optimiser des mètres carré si couteux. Mais pourquoi serrer les équipes ou déménager pour pouvoir recruter, au lieu de réfléchir agencement ? La fluidité d’espaces adaptés au travail reste la clé de la productivité.

• Plus d’innovation

Les avocats doivent innover dans leur exercice pour maintenir leur leadership sur le droit. Côté management, l’innovation peut passer par les lieux, les locaux, les bureaux. Mais il ne s’agit pas de « copier » les espaces tendances. Il s’agit d’intégrer dans la particularité de la pratique du droit, la modernité sociétale, les tendances d’aménagement et le progrès comportemental pour construire un usage spécifique des lieux, en fonction de la profession, du cabinet et de son activité.

Or, encourager l’innovation implique :

• un savoir libéré où chacun est considéré indépendamment de son statut
• un savoir stimulé par la décoration, les équipements et la création d’espaces spécifiques
• un savoir partagé grâce à la gestion de la présence
• Plus stratégique

La profession est plus féminisée, très bien formée et attractive pour des profils type grandes écoles. Ces profils mixtes se rejoignent sur l’importance accrue de l’espace de travail dans le choix d’un emploi, donc ici d’un cabinet, car il reflète le management : confort des équipes, hiérarchie, image, qualité de vie, transversalité des échanges, etc.

Pour séduire des profils performants et pluridisciplinaires, les cabinets doivent donc se mettre au diapason des standards actuels en la matière. A défaut, ils risquent d’être dépassés par la concurrence, voire critiqués publiquement par exemple sur les réseaux sociaux, ou dans la notation par le personnel…

En résumé, un cabinet est une équation vertueuse où les locaux contribuent à sa construction RH : cabinet = équipe = personnes valorisées = meilleure qualité service = meilleure satisfaction clients = notoriété accrue = meilleurs candidats !

2.Optimiser l’aménagement = à la portée de tous !

L’espace de travail doit être pensé en « séquences » pour répondre à ces questions : qui travaille où et quand ? Et quel type de dossier, quelle méthode de traitement et quelle approche (contentieux ou conseil, due diligence, collaboratif, besoins externes ou non…) ?

Dès lors, la méthodologie suivante peut être utile à tous les avocats :

• « Designer » les espaces :
  
  • Espaces ouverts et colorés pour la créativité ou réservés à l’équipe
  • Espaces fermés et neutres pour la concentration ou l’accueil des clients (question d’image)
  • Espace de recherche, de réflexion, d’échanges, de détente…
  
  
• « Modulariser » les espaces : un même espace pourrait avoir un double usage (réunion informelle équipe ou clients) ou être occupé par plusieurs personnes voire même plusieurs statuts : tous les collaborateurs ont-ils besoin d’être présents au cabinet au même moment ? Les stagiaires au milieu des avocats ou dans la bibliothèque ?
• « Délocaliser » ponctuellement les avocats : utilisation d’espaces de coworking pour sortir du cadre et encourager toujours la motivation et la créativité

Les équipements doivent aussi être confortables et adaptés : on n’équipe pas une personne en contentieux de la même manière qu’une personne en conseil ou qu’un secrétariat ou un support. L’ergonomie compte. Et « pratique, adaptable, beau », n’est pas forcément synonyme de cher. La démarche sociétale RSE est recommandée quand les clients sont eux aussi dans la démarche : recyclabilité, composition des meubles et des produits (peintures…). Cela contribue au bien-être.

Alors ?

Les locaux restent indispensables, dès qu’il existe un collectif. Quelles que soient les évolutions du travail, le besoin d’un lieu pour se rencontrer, se retrouver et échanger demeurera.

Toutefois, la profession est confrontée à un double challenge, apprendre à penser collectif, et inventer sa propre pratique de la gestion des espaces qui ne soit pas un copier-coller des start-ups ou des espaces collaboratifs actuels, ni même des tendances déco du moment.

Le statut de collaborateur pensé comme un intra entrepreneur, jouant à la fois personnel et collectif, permettrait de (re) trouver cette agilité nécessaire pour concevoir cet espace de travail spécifique à la profession.

[1] « L’avenir de la profession d’avocat », Rapport cosigné par Me Kami Haeri, Me Eléonore Hannezo, Me Sophie Challan-Belval et Me Bernard Lamon, Ministre de la Justice (février 2017)
[2] Source : rapport susvisé