La conférence de presse : un outil de l’écoute

Utilisée quasi systématiquement dans les secteurs de la politique, de l’art et du spectacle, la conférence de presse, comme chacun le sait, permet de diffuser des informations auprès d’un auditoire ciblé à l’occasion d’un événement majeur. Permettant de rompre avec la communication institutionnelle courante de l’entreprise, de donner la parole à ses acteurs et de délivrer un message fort et pertinent, c’est un outil à part entière de la communication de l’entreprise.

La conférence de presse a donc vocation à entrer dans les plans de communication des cabinets de conseil professionnels. Toutefois, l’organisation d’un point presse ne se justifie pas systématiquement. Loin s’en faut ! A décliner avec professionnalisme et parcimonie.

    Enjeux & intérêt
 
En tout premier lieu, la conférence de presse s’articule autour d’un sujet qui revêt un caractère d’importance ou d’actualité pour l’entreprise, qui doit, en d’autres termes, être porteur.  A titre d’exemple, la conférence de presse sera organisée lors d’un changement de management, de l’ouverture d’un nouveau bureau, ou encore d’un sujet technique en lien avec l’actualité qui fait intervenir ses experts.

La conférence de presse sert la communication de l’entreprise : elle met en lumière dans un temps donné l’image positive qu’on souhaite véhiculer ou permet d’infirmer des rumeurs négatives.

Les sujets, informations à divulguer au grand public, doivent être maîtrisés parfaitement par les orateurs et ce, dans les détails les plus singuliers.
Il convient donc de les définir précisément avec les différents intervenants mais également de s’assurer  des messages clés de la stratégie de l’entreprise qui seront exploités. Comme nous l’avions déjà évoqué dans une fiche précédente (voir juriforum n°24), impossible de s’adresser à la presse sans véritable contenu.
Les médias, peu enclins à relayer un message uniquement publicitaire, ne se déplaceront que s’ils estiment qu’ils recueilleront un témoignage exclusif, à forte valeur ajoutée et susceptible d’intéresser leur lectorat.

    Eléments de méthodologie

Il s’agit ici de passer en revue la logistique de l’événement.

A ce titre, l’organisation en amont doit débuter par la mise en perspective dans le temps de l’événement. Un rétro planning devra être mis en place et arrêté avec l’ensemble des intervenants.

Le choix de la date devra être fait avec soin. Il convient de porter une attention particulière à ce qu’il n’y ait pas d’autres événements susceptibles de mobiliser les journalistes ciblés.
Plus précisément, le format petit-déjeuner nous semble être une formule adéquate pour le plus grand nombre, cet horaire leur permettant normalement d’assister ensuite aux traditionnelles conférences de rédaction. Le milieu de journée est en revanche à proscrire.

Après avoir décidé du thème et de ses enjeux, il faut évaluer le nombre d’invités, élément qui conditionne le lieu. Le lieu est également un choix stratégique : un espace insolite ou de prestige peut susciter la curiosité et attirer plus facilement certains des contacts ; d’autre part, un lieu accessible facilite également le déplacement des journalistes très sollicités. Une salle appropriée du cabinet peut être aussi une alternative.

Rédiger le message d’invitation est une étape importante. Celui-ci pourra être diffusé par le biais d’un carton ou d’un communiqué de presse. Le message doit être clair et concis, susciter des attentes et poser des questions qui laissent à penser qu’il y aura des réponses.

Concernant les invitations presse, outre les contacts « cœur de cible » habituels de la structure, un fichier ad hoc devra être constitué afin de balayer l’ensemble des publications pertinentes. L’invitation, nécessairement appuyée par des relances téléphoniques, sera à envoyer une quinzaine de jours à l’avance.

Une liste définitive des journalistes présents sera remise aux intervenants avant la conférence afin qu’ils anticipent les questions de ceux-ci eu égard à leur média ou leur ligne éditoriale.

Un dossier de presse, étoffant le discours des orateurs est toujours très apprécié par les journalistes, il semble donc indispensable d’en prévoir un. Celui-ci doit comporter a minima un fascicule reprenant la thématique abordée mais aussi la plaquette de l’entreprise. Un glossaire, si le thème est technique, pourra être utile. Enfin, les cartes de visite des intervenants pourront être incluses.

A l’issue de la conférence, un communiqué de presse reprenant les thèmes principaux développés ainsi que le dossier de presse complet pourront être ré-adressés aux journalistes n’ayant pas pu être présents.
Un temps de relance devra être consacré aux journalistes présents afin de sonder l’intérêt de ceux-ci et de s’assurer de la manière dont ils vont finalement traiter l’information.

Le book de presse est la conclusion de l’événement. Il compile les retombées presse et pourra prendre place à l’accueil du cabinet ou encore être téléchargeable sur son site Web.

Enfin, être disponible, maîtriser son sujet sont sans nul doute les clés de la réussite d’une conférence de presse efficace.