Bureau secondaire au sein d’une entreprise : préparez votre communication !

L’avocat sera bientôt autorisé, sous certaines conditions, à ouvrir un ou plusieurs bureaux secondaires situés au sein d’une entreprise. Cette évolution, qui résulte de la décision prise au cours de l’assemblée générale des 1^er et 2 juillet 2016 du Conseil national des barreaux (CNB), nous donne l’occasion de rappeler les règles spécifiques relatives à l’information professionnelle, à ne pas confondre avec la publicité personnelle.

I. Le point et les interrogations sur cette évolution

Le bureau secondaire est une installation professionnelle permanente distincte du cabinet principal. Son ouverture est soumise aux articles 8.2 de la loi du 31 décembre 1971. Le(s) cabinet(s) secondaire(s) doivent ainsi :

• être conforme(s) aux usages de la profession ;
• permettre l'exercice professionnel dans le respect des principes essentiels de la profession ;
• veiller au strict respect du secret professionnel ;
• justifier d'une adresse électronique ;
• correspondre à un exercice effectif.

L’avocat doit en informer son Conseil de l’Ordre et, depuis 2015, également solliciter l’autorisation du Conseil de l’Ordre du barreau dans le ressort duquel il envisage de s’établir.

Le(s) bureau(x) ou établissement(s) secondaire(s) ou filiale(s) pourront désormais être situés au sein d’une entreprise. Cette possibilité va au-delà du détachement ponctuel d’un avocat collaborateur chez un client en entreprise, pratique qui existe depuis déjà longtemps. Le bureau secondaire en entreprise contribue, certes, à rapprocher le cabinet d’avocat du monde de l’entreprise, et à marquer un pas vers l’exercice en entreprise mais pose aussi bien des interrogations et inquiétudes. Pourra-t-il s'agir...

• ...d’une entreprise cliente ?  Cette situation pourrait créer une situation de dépendance économique de l’avocat par rapport à son client, sans bénéficier des garanties d’un salariat ;
• …de tout type de secteurs ? Certains secteurs d’activité se trouveront exclus pour remplir la condition du respect des principes essentiels de la profession, notamment la dignité. Mais rien ne semble empêcher un cabinet de s’installer dans les locaux d’experts comptables, d’une compagnie d’assurances, d’une banque… et de gros cabinets d’ouvrir plusieurs cabinets secondaires pour se constituer ainsi un réseau et éviter que les dossiers ne soient répartis entre divers cabinets de confrères (ce qui va surajouter inéluctablement un problème de concurrence entre confrères) ;
• …de tous types de locaux ? Certainement pas, car certains types de locaux ne seront pas autorisés à titre de cabinet secondaire s’ils ne garantissent pas le respect du secret professionnel absolu (open space).

Une fois l'avocat autorisé à ouvrir un bureau secondaire où il exerce effectivement, il peut en faire mention, au-delà des mentions strictement obligatoires, sur les supports relatifs à l’information professionnelle du cabinet (à différencier des supports liés à la publicité personnelle de l’avocat).

II. Distinguer publicité personnelle et information professionnelle, soumises à des règles distinctes

L’information professionnelle concerne les dénominations, plaques, cartes de visite et tout document destiné à la correspondance postale ou électronique (RIN, art. 10.1 alinéa 5).

Il s’agit donc  d’un mode de communication personnelle, complémentaire de la publicité personnelle, qui est soumis à des règles spécifiques, parfois plus strictes puisqu’il est notamment interdit de mentionner sur ces supports ses domaines d’activité (RIN, art. 10.6). Le CNB a ainsi estimé que le cabinet d’avocats ne peut afficher ses domaines d’activité sur ses vitrines que si ces mentions correspondent à des spécialisations obtenues par un des avocats de la structure et que chacun des domaines affichés correspond à une spécialisation de l’un au moins des avocats de la structure (CNB, Comm. RU, avis n° 2016-010 du 5 février 2016).

Parfois plus souple aussi, l’information professionnelle de l’avocat n’a pas à être communiquée au bâtonnier (RIN, art. 10.6), contrairement à la publicité personnelle et aux sites internet des cabinets, excepté en ce qui concerne les dénominations sociales des structures d’exercice.
Le bâtonnier reste cependant compétent pour veiller à la conformité des documents avec les règles de la profession, des poursuites disciplinaires risquant d’être encourues en cas de manquements.

III. Savoir identifier les différents supports concernés

Les règles sur l’information professionnelle concerne :

• la correspondance postale ou électronique ;
• les cartes de visite ;
• la plaque professionnelle située à l’entrée de l’immeuble où est exercée l’activité du cabinet;
• et, plus largement, les vitrines et façades du cabinet assimilées aux plaques professionnelles.

La commission des règles et usages considère, en effet, que les affichages sur les façades d’un cabinet d’avocats ainsi que les incrustations sur l’immeuble où se situe le cabinet, qui visent à informer les clients sur la situation géographique du cabinet, s'apparentent à une plaque professionnelle. Il a ainsi été jugé que le cabinet peut apposer :

• les lettrages adhésifs de son logo  sur ses vitrines extérieures (CA Limoges, 16 octobre 2013, n° RG 13-00515) ;
• de simples bandeaux « Avocats » sur les façades de son immeuble, car ils restent sobres et permettent de visualiser le cabinet d’avocat (CA Rennes, audience solennelle, 23 janvier 2015, n° RG 14-07005).

Le CNB a aussi autorisé le bureau secondaire du cabinet d’avocats à apposer son enseigne, rédigée en grands caractères, sur le mur de l’immeuble de ses locaux sous réserve que le Conseil de l’Ordre vérifie le contenu et que les mentions respectent le secret professionnel de l’avocat et les principes essentiels de la profession (dignité, délicatesse) (CNB, Comm. RU, avis n° 2012-051 du 20 novembre 2012).

IV. Respecter le contenu minimum obligatoire…

Sur ces différents supports, l’avocat doit obligatoirement faire figurer certaines mentions visant à fournir une information complète sur le cabinet :

• sa qualité d’avocat ;
• son nom ;
• la dénomination du cabinet (nom commercial, enseigne,  marque) ;
• son adresse et ses coordonnées complètes ;
• son barreau ;
• sa structure d’exercice ;
• le réseau auquel il appartient éventuellement.

V… et l’enrichir par un contenu complémentaire

Pour mieux se distinguer et mettre en avant ses atouts, l’avocat peut aussi y ajouter d’autres informations (mais pas n’importe lesquelles) :

• le(s) bureau(x) ou établissement(s) secondaire(s) ou filiale(s), qui pourront désormais être situés au sein d’une entreprise ;
• le statut des membres du cabinet, la mention « juriste » pouvant être prévue pour présenter un collaborateur salarié non-avocat  (CNB, Comm. RU, avis n° 2015-010 du 2 avril 2015) ;
• les noms et prénoms des avocats exerçant au sein du cabinet, ou y ayant exercé. En revanche, l’avocat ne peut faire figurer sur un papier en tête commun le nom des différents avocats membres de la société civile de moyens (SCM) dont il est membre. Le papier à lettres individuel peut cependant mentionner, en bas de page, la participation à une SCM pour prévenir les conflits d’intérêts (CNB, Comm. RU, avis n° 2015-010 du 2 avril 2015) ;
• la participation à des structures de mise en commun de moyens, à un groupement (GIE, GEIE) ou à des correspondances organiques, si cela correspond bien à la réalité professionnelles et à des conventions déposées à l’Ordre ;
• ses titres : titres universitaires, diplômes, fonctions d’enseignement supérieur, titre dont le port est réglementé à l’étranger et qui permet l’exercice de la profession d’avocat en France, mentions de spécialisations obtenues ;
• les activités notamment d’avocat fiduciaire, correspondant à la protection des données personnelles, lobbyiste, arbitre, expert, médiateur, séquestre, liquidateur amiable ou exécuteur testamentaire (visées à l’article 6 du R.I.N). En revanche, pas la mention « Coach diplômée d’État » , qui ne correspond à aucun titre universitaire précis (CNB, Comm. RU, avis n° 2014-006 du 27 janvier 2014) ;
• les mandats ordinaux ou professionnels actuels ou exercés dans le passé ;
• la profession juridique réglementée exercée auparavant ;
• les langues pratiquées ;
• la certification Management de la qualité, avec la référence à la norme ISO et au modèle adoptés, le nom de l’organisme certificateur et son numéro d’enregistrement.

À ces différentes mentions, on oublie souvent que l’avocat peut ajouter différents logos, souvent plus mémorisables :

• le logo du cabinet, bien sûr (couleurs, design, baseline…) ;
• celui de la profession ;
• celui du barreau d’appartenance, avec l’accord du bâtonnier ;
• celui de l’organisme certificateur de la norme ISO si le cabinet est certifié ISO ;
• le signe distinctif instauré par le CNB pour symboliser la qualité d’avocat spécialiste.