Mettre en place une Charte des Participations au sein d’un Groupe

Au sein d’un Groupe de sociétés, les entités ont beau être juridiquement distinctes et indépendantes les unes des autres, la société-mère détient sur elles un certain pouvoir financier, de gestion et d’administration économique. Ainsi, l’appartenance à un Groupe (encore davantage lorsqu’il est côté) implique une transparence et un contrôle sur un certain nombre de sujets notamment juridiques permettant au Groupe la sécurisation de sa valorisation, une appréciation cohérente de ses risques, la protection de son image, la définition d’une position Groupe commune, ou encore une analyse concurrentielle efficiente.

Comme les autres fonctions supports, il revient donc à la Direction Juridique de définir son propre rôle et de préciser les règles et modes d’interaction avec ces écosystèmes indépendants. 

La Charte des Participations constitue en un recueil de tous les principes applicables aux participations du Groupe en matières juridiques : Corporate, Compliance, RGPD, Contrats, Contentieux, Assurances, Marques et Noms de domaines…

La mise en place d’une Charte des Participations constitue une véritable opportunité pour la Direction Juridique Groupe (holding) de faire valoir ses missions au sein du Groupe et d’asseoir son positionnement.  

Cet exercice permet à la Direction Juridique de mettre le curseur sur le niveau d’intégration souhaité des participations et de leurs éventuelles équipes juridiques en distinguant :

• ce qui est indispensable (le « must have ») : les sujets dits régaliens pour lesquels un suivi par la Direction Juridique Groupe est indispensable pour assurer la transparence et le contrôle (application et déploiement des programmes de Compliance, Relations avec les autorités nationales et supra-nationales, …) ;
• ce qui est souhaitable (le « should have ») : les sujets sur lesquels la Direction Juridique Groupe doit accompagner les participations pour optimiser les expertises et les ressources ;
• ce qui est optimal (le « nice to have ») : les sujets relatifs à l’animation de la filière pour favoriser l’intégration de la Direction juridique de la participation au sein d’une filière Groupe. 

La rédaction et le déploiement d’une telle Charte a donc pour principaux objectifs :

• de clarifier et de simplifier les guidelines de la Direction Juridique Groupe en évitant la surenchère de procédures, souvent reprochée aux groupes, avec un document pédagogique et clair ;
• d’avoir un niveau d’exigence cohérent et adapté par rapport à ce qui est imposé aux participations (majoritaire vs minoritaire) en précisant quelles sont les informations qui doivent impérativement remontées au niveau de la Direction Juridique Groupe et pourquoi ?
• d’optimiser les expertises de la société-mère et de limiter le plus possible le chevauchement dans les activités en définissant quelles sont les expertises centralisées.

La méthodologie tient en trois étapes clefs :

1. Définir le périmètre de la Charte 
2. Rédiger la Charte en gardant à l’esprit son objectif pédagogique
3. Mettre en place un plan de communication adapté 

1-    Définir le périmètre de la Charte 

Il est essentiel que la Direction Juridique Groupe donne sa définition de la Charte des Participations et en définisse le périmètre.

• Participations majoritaires et/ou participations minoritaires ? Le choix doit être fait entre ; (i) restreindre l’application de la Charte au « noyau dur » du Groupe comme l'ensemble des sociétés, quelle que soit leur forme sociale, détenues directement ou indirectement à plus de 50 % ou dont la société mère détient le contrôle, ou (ii) d’élargir son application à l'ensemble des sociétés dont le Groupe détient des participations, quel que soit le taux de détention.
• Quels sont les destinataires de cette Charte ? Cette Charte est-elle destinée au management des participations, aux Directeurs Juridiques et/ou juristes des filiales, à l’ensembles des collaborateurs ? En fonction, le ton et le contenu devront être adaptés. Si le lecteur final est un non-juriste, une attention particulière devra être portée pour expliquer les bénéfices escomptés du respect de certains principes et procédures.
•  Quelles sont les thématiques à traiter ? Les principes et procédures clefs sont répertoriés selon les grandes activités/expertises de la Direction Juridique. En fonction du périmètre de la Direction Juridique cela peut donc être par exemple : 
  • Compliance : règles de déploiement autour du Code de conduite, du dispositif Loi Sapin 2 et de la politique de traiement des données personnelles… ;
  • Concurrence : règles pour lutter contre toutes pratiques anticoncurrentielles et/ou restrictives de concurrence ;
  • Corporate : règles de gestion du portefeuille de sociétés (approbation comptes, création fermeture de sociétés, conventions règlementées, nomination des mandataires …), suivi liste d’initiés et règles autour des informations privilégiées… ; 
  • Marques et Noms de domaines : règles de gestion du portefeuille de marques et noms de domaines du Groupe ;
  • Assurances : règles de gestion des programmes d’assurances et des relations avec les courtiers (souscription, gestion des contrats, suivi sinistralité…) ;
  • Contrats : règles de rédaction et de gestion des contrats (clauses Groupe, stockage, approbation, signature, suivi des dates clefs…) (lien avec la Fiche – Mettre en place une Politique Contractuelle de janvier 2020).
  • Pré-contentieux et Contentieux : règles de gestion et de reporting à la Direction Juridique Groupe des contentieux les plus significatifs ;
  • Recours aux conseils externes : règles de recours aux cabinets d’avocats ou autres conseils externes (notaires, CPI,…) , de facturation et de gestion des coûts (lien avec la Fiche – Mettre en place une Politique Avocats d’octobre 2019) ;
  • Ou encore les règles applicables dans le cadre des relations avec les autorités administratives nationales et supra nationales (Autorité de la Concurrence, Autorité des Marchés Financiers…)

2.    Rédiger la Charte en gardant à l’esprit son objectif pédagogique

La Charte doit se baser sur la documentation existante pour ne pas « réinventer la roue » et alourdir mais doit clairement permettre de répondre, pour chacune des thématiques identifiées, aux questions suivantes :

• - Ce qui relève du périmètre de gestion de la Direction Juridique Groupe ? Les réponses apportées à cette question permettent ensuite de réaliser une analyse sur l’optimisation des ressources et des coûts.  
• - Quels sont les principes clefs applicables ?
• - Quelles sont les informations devant faire l’objet d’un reporting auprès de la Direction Juridique Groupe ?
• - Pourquoi (bénéfices escomptés pour la participation) ? 
   
• Analyse de la documentation existante : cette étape permet (i) de comprendre les procédures existantes (Code de Conduite, Politique RGPD, procédure avocats, toutes les procédures de la Direction Juridique Groupe sur le « régalien » …) et (ii) d’identifier les sujets sur lesquels il n’y a pas de procédure spécifique mais nécessitant la clarification de règles et/ou process.
• Rédaction : la première rédaction peut se faire en reprenant pour chacune des thématiques identifiées, les principes, règles, process, reporting imposés aux participations présentes dans les procédures Groupe. Un deuxième travail de rédaction devra être réalisé avec les responsables juridiques pertinents sur chacune des thématiques identifiées pour clarifier, confirmer, compléter.
• Lorsqu’une première version de la Charte est validée par les rédacteurs de la Direction Juridique, un échange avec les autres fonctions supports concernées (DRH, Achats, Finance, ...) est opportun pour qu’ils puissent apporter leurs compléments et leurs regards extérieurs sur les facteurs clefs de succès de son déploiement. 

3-    Mettre en place un plan de communication adapté 

• La Charte, en énonçant de manière claire les missions de la Direction Juridique sur chacune des thématiques, est un véritable outil marketing pour la Direction Juridique. C’est pourquoi, il est fortement conseillé de soigner son support en favorisant un format de communication attractif (en évitant donc le document Word en noir et blanc…). Se rapprocher de la Direction de la Communication en interne peut être une solution. 
• Il faut également prévoir une traduction pour le déploiement auprès des participations à l’étranger.
• Cette Charte aura d’autant plus d’impact si son respect est intégré aux principes de contrôle interne du Groupe !
• Il est conseillé de mettre en place un plan de communication en définissant les axes de communication adaptés pour son lancement mais également tout au long de sa longue vie (mise en ligne sur le site corporate, impression pour remise lors du parcours d’intégration, de formations…)
• Enfin, il est essentiel d’organiser la mise à jour annuelle de cette Charte afin qu’elle reste un outil fiable et de référence dans l’entreprise.

In fine, la mise en place d’une Charte des Participations au sein d’un Groupe permet à la Direction Juridique de mettre en avant les synergies et les bénéfices escomptés de l’appartenance à un Groupe. Elle met en exergue la nécessaire coexistence des deux stratégies « top-down » et « bottom-up » : ce que la participation doit partager comme informations avec la Direction Juridique Groupe, pour permettre à cette dernière de lui apporter son panel d’expertises et toute sa force de frappe.