Mettre en place un reporting performant au sein de la direction juridique

Par Raymonde Poaty-Pangou, Analyste chez Day One

Si vous n’avez pas encore arrêté de résolution pour 2021, en voici une, utile et réalisable !

15% des Directeurs juridiques ont déclaré que le reporting leur avait manqué pendant le premier confinement¹. Que ce soit pour suivre sa propre activité au quotidien ou pour avoir une vision globale des sujets qui occupent une équipe, le reporting constitue une corde importante à l’arc de toutes les Directions juridiques.

Aussi, dans un contexte qui reste particulier, où le travail à distance domine encore et où les échanges entre collaborateurs sont parfois réduits, le reporting est un outil clef de management et de partage au sein de la Direction juridique et avec l’entreprise.

Quels bénéfices ?

Mieux partager l’information : quelle que soit la taille de l’entreprise, le suivi de l’activité peut être rendu difficile par la distance qui sépare les collaborateurs d’une même équipe. Le reporting permet de collecter les informations, de les rassembler en un lieu unique et ainsi de les rendre plus facilement accessibles.
Faciliter le pilotage : en conséquence directe de la distance qui augmente, la visibilité peut être réduite. Avec un reporting bien constitué, les managers et Directeurs juridiques pourront avoir une vision globale, claire et certaine, à tout instant et piloter précisément la charge de travail des collaborateurs.
Prioriser les dossiers : reporter est aussi l’occasion de faire un état des impacts et risques business des dossiers gérés. Cet état permettra ensuite de définir ou d’adapter une politique de priorisation et de mettre en place une planification stratégique de la fonction juridique
Valoriser la Direction juridique : une fois produit, le reporting est un outil efficace de mise en avant de la valeur ajoutée des juristes à travers des indicateurs d’activité et des indicateurs de performance. Que ce soit au sein de la Direction juridique elle-même ou au sein de l’entreprise, il sera un moyen pertinent de montrer l’étendue et la richesse de l’activité juridique sur une période donnée.

Les points d’attention

Cartographier les reportings qui peuvent déjà exister et s'assurer qu'il existe une « single source of truth »
S’assurer de la sécurité des données et de la fiabilité de l’outil
Prêter attention à la finesse de la gestion des droits dans l’outil de reporting : respecter la confidentialité des dossiers qui le sont, créer des accès à l’information différenciés selon les profils (Directeur juridique, manager, juriste, assistant…), prendre en considération l’existence de dossiers partagés par des utilisateurs multiples, etc.
Organiser le reporting de sorte que sa production ne monopolise pas trop de temps des collaborateurs
Bien placer le curseur dans le choix des informations à remonter : choisir des données pertinentes, pas trop nombreuses, pour que le reporting soit impactant et que ses destinataires restent en mesure d’y trouver les informations qui les intéressent

Comment faire ?

1. Déterminer les objectifs de l’outil de reporting

Gestion de projet juridique de l’activité juridique
Tableaux de bord automatisés et exportables
Historique des dossiers
Gestion des risques et facilitation de la priorisation
Etc.

2. Préciser les attentes en termes de fonctionnalités

Vision globale des activités de la fonction juridique
Harmonisation de la perception de la valeur ajoutée sur les dossiers
Gestion de la confidentialité des dossiers et des accès différenciés aux informations selon les profils
Gestion de différentes sources de données
Etc.

3. Mener un ou des atelier(s) d’échange sur la collecte des données et la production des reportings

Faire un inventaire exhaustif des différentes sources de données dont dispose le juridique, qu’elles soient internes à la Direction juridique ou externes
S’assurer que tous les reportings que l’on souhaite constituer peuvent être obtenus à l’aide des données rassemblées

4. Déterminer l’outil / la plateforme en s’assurant que celui-ci permette d’automatiser au maximum la collecte et le traitement de données

5. Définir un format pour le reporting : choisir un format adapté, qui permet une mise en forme facile, un travail collaboratif, une diffusion interne et externe efficace

Quels outils ?

Le niveau de digitalisation de l’outil de reporting peut-être très variable : du simple fichier Excel sur lequel chacun reporte régulièrement ses dossiers aux outils spécifiques existants sur le marché. Entre ces deux options, une large palette s’offre aux Directions juridiques. Celles-ci pourront par exemple commencer avec des fichiers Excel qui, traités avec un outil du type Power BI (Office 365), deviendront en un clin d’œil une base de reporting directement exploitable.

Pour aller plus loin : définir des de KPIs…

Les indicateurs de performance sont des indicateurs quantifiables qui permettent de mesurer, de montrer et de comparer la performance et les réalisations. Ceux-ci peuvent être définis selon différents angles (selon les parties prenantes, les thèmes, les projets, etc.) et doivent toujours répondre à un objectif déterminé. Ils peuvent ensuite être communiqués et témoigner de l’importance du rôle de la Direction juridique au sein de l’entreprise, entre autres possibilités.

Notes :

1- Day One, Etude « COVID-19 & Directions juridiques : Retour d’expérience pour le futur. Bilans et perspectives pour les directions juridiques », Juillet 2020