La communication interne, 7 outils incontournables

Aujourd’hui, communiquer est presque aussi naturel que respirer. De manière numérique, par la prise de parole, à travers tout autre support… nous pouvons aujourd’hui rester en contact avec les personnes qui nous entourent. En très peu de temps, notre monde a énormément évolué avec l’apparition de nouveaux moyens de communication comme le téléphone portable ou encore l’arrivée d’internet dans nos foyers. Qu’en est-il au sein de nos entreprises ? Élément essentiel dans la gestion des relations sociales, nous observons au travers d’enquêtes de satisfaction réalisées auprès du personnel d’entreprises que la communication interne ne satisfait que rarement. Nous observons souvent un fossé en matière de communication entre ce qui peut se faire au sein d’une entreprise et ce qu’attendent les effectifs qui la composent. De nombreux outils sont à la disposition des dirigeants et du personnel encadrant mais encore faut-il pouvoir les utiliser pour structurer la communication interne et ainsi répondre aux attentes.

Définition de la communication interne
Du point de vue de l’observateur qui recherche une définition neutre, la « communication interne est l’ensemble des principes et pratiques qui permettent les échanges de messages, d’idées et de valeurs entre les membres d’une même organisation ». La communication interne s’inscrit dans le knowledge management qui repose sur le partage de l’information, ce qui implique sa circulation entre les différentes parties prenantes d’une entreprise. Pilier essentiel de l’entreprise, elle est au cœur de la stratégie de l’entreprise, accompagne le changement, prévient des conflits pour aider à leur désamorçage. Fonction essentielle, de nombreux outils sont à la disposition des dirigeants et du responsable de la communication.

Les outils à disposition des dirigeants
La communication interne va de l’entreprise vers son personnel, ce qui implique qu’elle se destine à tous les membres d’une même entreprise, non pas pour formater mais pour transmettre. Développer, entretenir une bonne communication interne à pour impact de fédérer le personnel et les dirigeants autour d’un projet, valoriser les compétences, renforcer le sentiment d’appartenance, stimuler l’efficacité et la créativité des salariés, améliorer le climat  général et les performances de l’entreprise. Ce système doit être permanent et suivre un circuit défini par la direction de l’entreprise afin de toucher de larges publics internes. Comment s’y prendre ? Plusieurs outils fiables existent. Mais quels sont-ils ? En voici quelques-uns… simples d’utilisation.

1. Le bulletin d’entreprise ou newsletter interne
Présenté sous forme papier ou numérique, le journal destiné aux employés permet d’informer rapidement le personnel, de compléter ou modifier une information déjà diffusée, d’annoncer toutes décisions ou événements importants, les stratégies de l’entreprise. Journal bimensuel ou trimestriel, cet outil permet de communiquer de manière continue et régulière auprès de l’ensemble des salariés (employés et cadres) sans créer de distinctions, il se doit de représenter la voix démocratique des employés. Au coût faible, rapide et souple, le bulletin d’entreprise ne doit pas être un simple outil de communication pour la direction : elle doit inclure le témoignage de salariés, clients, investisseurs, partenaires…

2. Site intranet
Réseau privé de l’entreprise, bien qu’utilisant les techniques du web, cet outil permet de transmettre les messages officiels provenant de la direction aux collaborateurs de manière réactive et ce quel que soit l’endroit où ils se trouvent, sans attendre la publication d’un support papier. Cet outil abolit les frontières du temps et de l’espace par son accessibilité. Documents officiels, procédures à suivre, guides pratiques et organigramme pour les nouveaux employés (nouvelle embauche, mouvements internes…) le site intranet est plus qu’informatif. Opportunité pour renforcer la fonction communication interne malgré son coût plus élevé, le site intranet ne remplace pas le bulletin d’entreprise ou la newsletter.

3. La boîte à idées

En donnant la parole aux salariés, la boîte à idées permet de recueillir des suggestions à un coût très faible. C'est un outil qui leur permet également d'exprimer leurs préoccupations, de soulever des questions et tout cela de façon anonyme afin de faciliter l’expression.

4. Les entretiens face to face, communiquer en petits groupes
Méthode efficace pour atteindre les employés, ces rencontres ont une véritable utilité si elles sont bien organisées : partager l’actualité de l’entreprise, créer des liens entre les employés autour d’un sujet commun, permettre d’y exprimer ses pensées, réajuster ce qui peut poser problème de manière conviviale, aborder les questions, problèmes, idées des participants, mais aussi fédérer les employés autour d’un projet commun. Ces réunions se doivent d’être préparées à l’avance ou récurrente (date fixe – fréquence utile afin de ne pas entrainer de lassitude) avec un ordre du jour et une durée. Il est important que les participants se sentent écoutés mais pour autant la réunion ne doit pas devenir une séance de doléances ou d’agression.

5. L’affichage
Placées dans des espaces très fréquentés de l’entreprise (hall, cantine, salle de repos, espace de détente…), les affiches sont utiles pour apporter de l’effet à une annonce dont le contenu doit être retrouvé par la suite sur d’autres canaux (mails, intranet…). À ne pas omettre : les coordonnées du référent à cette information qui pourrait apporter des renseignements complémentaires mais aussi une mise en page claire et attractive.

6. Le livret d’accueil
Souvent destiné aux nouveaux arrivants, le livret d’accueil est une source d’informations pratiques et utiles. Il permet d’obtenir des repères facilitant l’intégration et une description générale de l’entreprise (histoire de l’entreprise, objectifs à court et moyen terme, valeurs, philosophie, règles de sécurité…). Annoncez la bienvenue aux nouveaux arrivants !

7. L’événementiel
Séminaires d’entreprises, team building, jeux et concours…les activités ne manquent pas. Pour toutes ces activités, veiller à privilégier la convivialité. Ces événements en interne ont pour objectif de fidéliser les collaborateurs et d’adhérer aux valeurs de l’entreprise.

Afin de vous assurer que votre message sera entendu et retenu, n’hésitez pas à le répéter. Tenir régulièrement informés vos collaborateurs des dernières avancées stratégiques, opérationnelles et organisationnelles, contribuera à augmenter la confiance de vos équipes et à diminuer leur frustration souvent liée au manque d’informations. Soyez honnête, transmettez une information simple et transparente.