Ces gaspilleurs de temps qui nous font perdre en efficacité

Par William Cargill, DeInceps

Pour être efficace, il ne suffit pas de savoir s’organiser. Il faut également savoir éviter de tomber dans le piège de ce que j’appelle « les gaspilleurs de temps ». Des gaspilleurs, aussi insidieux que redoutables, qui se présentent sous diverses formes et ont pour point commun de nous faire perdre notre bien le plus précieux : le temps.

Les gaspilleurs de temps : qui sont-ils ?

Pour éviter de céder aux gaspilleurs de temps, il faut commencer par les identifier. Ils sont de trois types : les dérapages quotidiens, le manque d’organisation ou de planification et, enfin, les autres.

Traquer les dérapages quotidiens !

Les premiers coupables sont les gaspilleurs du fait des dérapages quotidiens. Ils sont le plus souvent ancrés dans nos habitudes. Qui, par exemple, n’a pas l’habitude de passer 15 minutes au téléphone alors que 5 minutes auraient suffi pour traiter le sujet ? Ce ne sont pas moins de 10 précieuses minutes qui s’envolent pour une seule conversation. Idem pour les réunions internes ou échanges. Si l’on répète cette mauvaise habitude ne serait-ce que trois fois par jour, ce sont 30 minutes perdues chaque jour, soit 1 heure et demie par semaine et près de 70 heures par an, ce qui revient à un total d’une semaine de travail perdues en considérations inutiles !

Un conseil : soyez efficace et limitez vos conversations, téléphoniques ou non, à l’essentiel. Un bon moyen d’y parvenir consiste à vous fixer une durée pour la conversation avant de la débuter (comme si vous alliez embarquer à bord d’un avion) et d’informer votre interlocuteur du temps dont vous disposez. Vous serez ainsi tous les deux obligés d’être concis.

Faire ne veut pas dire parfait !

Attention excessive aux détails, fignolage et besoin de faire « parfait » figurent également au palmarès des gaspilleurs de temps. Appliquer systématiquement le sur-mesure n’est pas nécessairement ce qui est attendu. Le prêt-à-porter suffit le plus souvent, sans que cela ne nuise pour autant à la qualité du travail. Il faut donc réserver le sur-mesure pour les sujets exceptionnels et éviter de perdre du temps dans des fignolages inutiles qui peuvent se révéler contre-productifs.

Un conseil : soyez attentif à ce qui vous est demandé et tenez-vous en à ce que vous demande votre interlocuteur et à ce dont il a besoin. Cela vous évitera de faire en fonction de vos seules habitudes et vous permettra de répondre à la demande du client sans en faire trop.

Apprenez à dire non !

La difficulté à dire « non » fait aussi partie des gaspilleurs de temps quotidiens. Il est très difficile de dire non, surtout à un client ou à un supérieur hiérarchique. Mais ne pas dire non, c’est accepter une tâche supplémentaire et donc augmenter sa charge de travail. En outre, ne pas dire non une fois pousse les autres à récidiver et à vous voir comme celui ou celle à qui l’on peut tout donner.

Un conseil : S’il vous est difficile de dire non, demandez-vous s’il est normal que ce soit à vous que l’on confie cette tâche. Cela vous permettra peut-être de ne pas assumer la tâche dévolue à quelqu’un d’autre. A défaut de dire oui « à tout », vous pouvez dire « oui, si …», « oui, quand… », « oui, dès que … », etc, ce qui vous permettra de gagner en marge de manœuvre.

Classement immédiat et concentration : les deux mamelles de l’organisation

Le défaut ou le manque d’organisation constituent sans aucun doute de sévères gaspilleurs de temps. L’absence de planification dans son travail, la difficulté à se concentrer et le fait de passer d’une tâche à l’autre en permanence contribuent à un gaspillage permanent du temps.

L’absence de rangement ou de classement fait également perdre un temps précieux. Cela est particulièrement vrai pour les mails : il faut environ 4 secondes pour ranger un mail dans le bon dossier de sa messagerie. Mais il faut parfois près de 5 minutes pour les retrouver s’ils ne sont pas classés correctement.

Prévenir vaut mieux que courir

Le manque de prévention et manque de formation sont également de sournois gaspilleurs de temps : ne pas disposer de cartouches d’imprimantes en pleine urgence ou refaire indéfiniment des tâches que l’on automatiserait en se formant font perdre un temps précieux.

Enfin, l’absence de délégation et la mauvaise organisation du travail de ses équipes contribuent largement à gaspiller du temps au lieu d’en gagner : duplication du travail et mauvaise répartition des rôles et des responsabilités en sont les principaux symptômes.

Un conseil : planifiez vos journées et tenez-vous à votre To Do List. Classez vos mails et rangez vos dossiers. Veillez à la formation de votre personnel pour qu’il maîtrise les outils et en connaisse les fonctionnalités avancées. Veillez à la prévention et à l’entretien, notamment de vos matériels sensibles. Enfin, apprenez à déléguer ! Bien maîtrisée, la délégation est en effet un formidable levier de développement et d’optimisation des rôles et des tâches.

Porte ouverte, réunionite, interruptions : quand les autres gaspillent notre temps

Porte ouverte, cafétéria, fumoir et bureaux partagés sont de merveilleuses occasions d’être dérangés par les autres. Besoin de parler, question urgente à poser, les autres s’invitent souvent dans nos agendas, sans toujours prendre la peine de s’assurer de notre disponibilité. Non contents de gaspiller notre temps si précieux, ils perturbent le planning que nous nous étions fixés et désorganisent nos journées.

Un conseil : comme pour les deux points précédents, tenez-vous en à votre agenda et sachez éconduire les sollicitations. Ce n’est pas parce que la question est urgente et importante pour celui qui vient vous voir qu’elle l’est pour vous. « A chacun ses problèmes » nous dit l’adage populaire qui nous rappelle qu’il est sain de ne pas se préoccuper des affaires des autres.

Un dernier gaspilleur de temps réside dans la mauvaise gestion des conflits. Ne pas gérer les conflits conduit inévitablement à laisser la situation empirer. Et le temps passé à gérer le conflit en aval est sans commune mesure avec celui que nous aurions pris à gérer le conflit dès son apparition.

Un conseil : si vous n’êtes pas à l’aise avec le conflit et que vous avez tendance à fuir les situations conflictuelles, rappelez-vous que l’évitements contribue à renforcer la situation, ce qui augmente notre inconfort et notre stress. Il convient donc de s’armer d’un peu de courage et de faire face à la situation. Privilégiez les aspects factuels aux ressentis : les faits peuvent se partager et sont objectifs, alors que les ressentis nous appartiennent et sont donc par essence subjectifs.

La chasse aux gaspilleurs de temps est donc indispensable pour gagner en efficacité et gagner un temps précieux que l’on peut ainsi consacrer à des activités qui nous font du bien et participent à notre sérénité au travail…