Un deal, une équipe : Marie Even, secrétaire générale de Cdiscount, et Isabelle Gavanon, associée de Fidal
Alors que le RGPD est entré en vigueur le 25 mai dernier, la majorité des entreprises n'étaient pas encore en conformité à cette date. La mise en place du Règlement au sein des entreprises peut effectivement être un véritable casse tête. Marie Even, secrétaire générale de Cdiscount, et Isabelle Gavanon, associée de Fidal, ont collaboré main dans la main avec succès à la mise en place du RGPD.
Quelles sont les principales étapes clés de la mise en conformité ?
Marie Even : nous avons engagé la mise en conformité au RGPD il y a près de deux ans et avons choisi d’intégrer le cabinet Fidal dans la dernière phase, mi-2017, afin de nous assurer de la complétude et de la pertinence des actions menées et afin d’achever le design de la gouvernance des données au sein de l’entreprise.
Isabelle Gavanon : à notre arrivée, nous avons établi des grilles de collecte et d’analyse des données pour chacun des nombreux métiers de Cdiscount afin d’élaborer une cartographie des données. Naturellement une fois ces questionnaires renseignés, nous avons clarifié les réponses grâce à des entretiens individuels avec les représentants de chacun des métiers.
Après avoir fait l’analyse des écarts de conformité, nous avons mis à jour une documentation existante en l’organisant et nous avons préconisé la création de nouveaux documents, pour organiser une gouvernance des données dans les relations avec les ressources internes, les ressources externes et bien évidemment les clients.
Quels sont les sujets les plus chronophages ? Sur quels points faut-il porter une attention particulière ?
Isabelle Gavanon : la phase la plus chronophage a été celle de la prise de connaissance du métier du client.
Marie Even : certains chantiers S.I. peuvent être longs et complexes au plan technique. Ce fut par exemple le cas de l’archivage du big data à propos duquel nous avons beaucoup échangé avec la CNIL.
Isabelle Gavanon : nous étions vigilants à maintenir les bons points de contact avec le client pour éviter des pertes de temps et maintenir la synergie entre les équipes.
Si vous deviez donner un conseil à une entreprise sur le point de se mettre en conformité, quel serait-il ?
Marie Even : prendre le temps de l’état de lieux, ne pas sous-estimer les investissements nécessaires à la bonne conduite des projets et penser à automatiser les contrôles récurrents.
Isabelle Gavanon : s’inscrire dans la durée. Nous avons fait un bilan de mission au terme de notre intervention afin de mettre en place des points réguliers sur le suivi des préconisations et de la mise en œuvre des moyens techniques et organisationnels nécessaires à la conformité. Nous sommes inscrits dans une méthodologie « processus qualité » qui impose de vérifier de façon continue les processus mis en œuvre.
Comment définiriez-vous votre collaboration ? Pour quelles raisons celle-ci a été un succès ?
Isabelle Gavanon : notre principale préoccupation dans un premier temps était de recueillir le plus d’information possible. La totale disponibilité des équipes de Cdiscount, très à l’écoute de ce besoin, nous a permit de mener à bien cette tache avec succès. Les équipes de Marie ont également sollicité des compétences spécifiques de suivi de projet qui nous permettait d’avoir un comité de pilotage hebdomadaire organisé par un spécialiste en organisation.
Marie Even : La relation s’est mue de collaboration en véritable binôme ce qui a été grandement bénéfique à la mission. Cela est sûrement dû au fait que nous avons dédié des ressources qui se sont concentrées sur le RGDP depuis près de 2 ans : leur disponibilité et forte attente a rencontré la qualité d’écoute, la compétence technique et le pragmatisme de notre conseil.
Aux côtés de l’équipe juridique de Fidal, un conseil en organisation et un sous-traitant technique vous ont également accompagné dans cette mise en œuvre. Comment mener à bien une telle coordination ainsi que les actions de reporting ?
Marie Even : Nous avons l’habitude de gérer des intervenants issus de disciplines différentes pour les projets complexes. Pour faciliter la coordination, nous avons lancé un appel d’offres dans le cadre duquel les candidats devaient eux-mêmes constituer leur équipe avocat/conseil en organisation/technique. C’était un gage pour nous que les conseils se connaissent et se sont choisis. Sur cette base, nous avons mis en place des comités de suivi hebdomadaires afin de piloter le projet et de s’assurer de la bonne coordination des différents intervenants internes et externes.
Vous avez choisi de lancer un appel d’offre afin de retenir le cabinet en charge de cette mise en conformité. Fidal l’a donc remporté. Quels critères ont été décisifs dans votre choix ?
Marie Even : Le track record de Fidal bien sûr, c’est la raison pour laquelle nous les avons inclus dans notre appel d’offres mais également pour deux autres principales raisons : la qualité de compréhension de notre organisation et de nos besoins ainsi que la qualité de chacun des trois intervenants composant l’équipe présentée par Fidal, gage d’une expertise solide sur chaque volet de la mission.
Marie, vous êtes une ancienne avocate devenue directeur juridique puis secrétaire générale. Quelles sont selon vous les qualités d’un bon avocat ?
Marie Even : la capacité à intégrer l’environnement économique de son client et ses enjeux afin de proposer des solutions, y compris prospectives, capables d’alimenter la stratégie d’entreprise et de contribuer à ses résultats.
Isabelle, comment appréhendez-vous votre métier ?
Isabelle Gavanon : Nous souhaitons être des apporteurs de solution, en collaboration avec le client.
Certains conseils ont une approche assez anxiogène du RGPD et de sa mise en conformité. Quelle est votre approche ?
Isabelle Gavanon : La peur n’exclut pas le danger ; la mise en conformité avec le Règlement n’est pas requise uniquement en raison de l’importance des sanctions administratives. La révolution numérique impose une réflexion sur l’exploitation des données. Aider des acteurs économiques à intégrer ses règles de façon structurante est donc positive.
Le RGPD est un outil et un levier de compétitivité pour les entreprises. Pour quelles raisons ?
Isabelle Gavanon : Le sujet des données personnelles pose la question de leur valeur dans la nouvelle économie. Les acteurs économiques, leader du marché américain ou chinois, ont grandi /grossi dans l’illusion que les données ne sont soumises à aucune règle telles des res nullius, soumises à la seule volonté de celui qui les trouve, les compiles, les exploite.
La culture humaniste de la vieille Europe souhaite éviter une exploitation désordonnée ; elle veut, tout au contraire, créer un environnement de confiance pour exploiter ces données. Participer à cette démarche du leader français du e-commerce a été riche. Sa volonté farouche de s’inscrire dans cette dynamique a eu un effet d’entraînement pour notre équipe resserrée de 3 personnes et nous a permis de fournir un travail très soutenu pendant quatre mois.
Marie Even : Pour tous les secteurs de l’économie, le RGPD porte un message sociétal fort : la maîtrise de leurs données personnelles par les citoyens eux-mêmes. En matière d’e-commerce, les internautes recherchent aujourd’hui une expérience d’achat fluide et personnalisée mais aussi en environnement sûr pour leurs données. C’est la raison pour laquelle nous sommes convaincus chez Cdiscount que les entreprises numériques qui offriront un environnement transparent et sécure s’auront nouer une relation de confiance et s’attacher durablement leurs clients. Nous pensons que le RGPD contribue à inscrire l’entreprise dans une stratégie pérenne et créatrice de valeur. ■