Puis-je acheter une base de données pour développer mon cabinet ?
Plusieurs solutions existent pour développer un cabinet d’avocats. Mais pour développer sa clientèle ou son chiffre d’affaires, il faut adresser ses messages à des cibles qualifiées. Plusieurs outils permettent de solliciter des cibles qui ne sont pas encore clientes, telle qu’une base de données. Pour nombre de cabinets, et par facilité ou par rapidité, il est plus simple d’acheter une base que d’exploiter les datas du cabinet. Mais est-ce possible pour un avocat ? Que dit le RIN et la CNIL à cet effet ?
Les datas du cabinet : une richesse insoupçonnée
En préambule, communiquer ou entreprendre des actions de démarchage implique nécessairement, au préalable, une stratégie de business développement (n’hésitez pas à relire les fiches pratiques de la LJA). Avant d’envisager l’achat d’une base de données, pensez à exploiter les datas du cabinet qui sont riches d’informations et bien plus pertinentes qu’une base d’un prestataire externe.
Le cabinet possède déjà une base de données. Souvent sans le savoir.
La plus grande difficulté rencontrée par les avocats qui souhaitent développer leur cabinet est la récolte des datas internes. En effet, tous les avocats du cabinet ne souhaitent ni partager ni utiliser un CRM ou un logiciel commun. Nous le constatons en pratique : les projets d’intégration d’un CRM au sein d’un cabinet arrive rarement à terme car il se heurte à la réticence, implicite ou explicite, d’avocats quant au partage de leurs informations. Mais lorsque la mise en commun des datas de chaque avocat est réussie, alors le cabinet devient puissant et extrêmement efficace en matière de développement - accompagné d’une stratégie de communication et de marketing adaptée. Nous le remarquons avec les cabinets d’avocats américains qui ont cette culture innée et qui la partagent avec leur bureau parisien.
Plus l’ancienneté du cabinet est grande, plus la base de données sera large et plus la base sera qualifiée, plus les actions de développement du cabinet seront efficaces.
Il est plus simple d’acheter une base externe que de rechercher et de qualifier les données internes. Mais attention aux prestataires peu consciencieux…
Par manque de temps, de connaissance, d’efficience, de partage avec ses associés, etc. il est plus aisé d’acheter une base de données à un prestataire externe que de recueillir les données internes au cabinet. Un cabinet qui souhaiterait acheter un fichier de clients potentiels contenant des données à caractère personnel doit, au préalable, s’assurer que cette base est conforme aux exigences de la loi Informatique et Libertés. Attention, plusieurs sites internet proposent des bases de données à l’achat prétendument très qualifiées, complètes, à des tarifs attractifs. Or, la plupart de ces données ne sont ni fiables ni récoltées ni exploitées dans des conditions légales et non déclarées à la CNIL. Une fois le fichier acquis, vous êtes également soumis à des obligations en matière de protection des données personnelles.
L’opt-in et l’opt-out : deux possibilités d’étoffer votre base de données.
L'opt-in : il s’agit d’obtenir l'accord préalable du destinataire : s'il n'a pas écrit ou cliqué sur "oui" j’accepte de recevoir ces informations, vous devez conclure qu’il refuse.
L'opt-out : c'est le contraire, vous pouvez envoyer une communication à votre cible mais il doit être en mesure de refuser. Cela s’applique particulièrement en B2B.
Déclarer, informer et laisser le choix de refuser vos communications
Quel que soit le support (courrier, mail, newsletter, téléphone etc.) et le mode d’action de communication ou de démarchage, vos cibles -particulier ou professionnel- doivent pouvoir refuser de recevoir des sollicitations de votre part (par exemple : un lien de désabonnement dans vos newsletters).
Cependant, le RGPD ne modifie pas les règles applicables aux emails de prospection. Sur ce point, les règles en vigueur proviennent de la directive e-Privacy, transposées en droit français à l’article L.34-5 du Code des Postes et des communications électroniques.
Qui peut prospecter ? L’avocat ? Un salarié du cabinet ? Votre agence de communication ?
Les stratégies et les actions de communication, de marketing, de digital et d’événementiel peuvent être réalisé par un avocat, un salarié du cabinet ou encore par une agence dans le respect des règles déontologiques. A l’exception de la sollicitation personnalisée d’après le RIN.
Que dit le RIN ?
Les articles ci-dessous relatifs à la communication et à la publicité des avocats édict ent :
10.1 (…) La publicité personnelle s'entend de toute forme de communication destinée à promouvoir les services de l'avocat. La sollicitation personnalisée, qui est un mode de publicité personnelle, s'entend de toute forme de communication directe ou indirecte, dépassant la simple information, destinée à promouvoir les services d'un avocat à l'attention d'une personne physique ou morale déterminée. (…)
10.3 La publicité et la sollicitation personnalisée sont permises à l’avocat si elles procurent une information sincère sur la nature des prestations de services proposées et si leur mise en œuvre respecte les principes essentiels de la profession. La sollicitation personnalisée prend la forme d’un message exclusif de toute démarche physique ou téléphonique. Sont exclus les messages textuels envoyés sur un terminal téléphonique mobile. Il est interdit à l’avocat d’utiliser les services d’un tiers dans le but de contourner ces interdictions. La sollicitation personnalisée précise les modalités de détermination du coût de la prestation laquelle fera l’objet d’une convention d’honoraires. Toute publicité doit être communiquée sans délai au conseil de l’Ordre.
Que dit la CNIL ?
La CNIL recommande de prêter une attention spécifique à :
- n'utiliser que des fichiers de prospection qualifiés, "c'est-à-dire comportant des données fiables concernant des personnes qui seront a priori attirées par l'offre ou le service que vous proposez."
- au prestataire proposant l’achat d’une base. Celui-ci doit déclarer ses fichiers à la CNIL et respecter les conditions d’exploitations et de communication.
- ne pas utiliser de données en accès libre sur internet : leur présence ne signifie pas que leur propriétaire souhaite subir un démarchage commercial.
En pratique :
Le traitement de données devra répondre à plusieurs exigences :
• La pertinence : les données collectées sont-elles vraiment nécessaires au regard de l’objectif visé ?
• La transparence : les personnes dont on traite les données ont-elles fait l’objet d’une information préalable claire et explicite ?
• Le respect des droits : peut-on garantir les droits d’information, d’accès et d’effacement des données ?
• La maîtrise des données : le partage et la circulation des données sont-elles encadrées et contractualisées ?
• La sécurité : les mesures de sécurité informatique sont-elles suffisantes pour garantir la protection des données ?
Encart :
Les modalités pour créer, collecter, acheter des données :
• En B2B, le consentement préalable est recommandé mais pas obligatoire.
• Le droit d’accès aux données : les contacts doivent pouvoir accéder sur demande aux informations les concernant.
• Le droit à l’oubli : les contacts peuvent à tout moment demander la suppression de leurs données personnelles.