Méthodologie des réunions efficaces et constructives (1ère partie)
Parmi les frustrations et les plaintes exprimées à propos de l’organisation et du management des cabinets, le sujet des réunions revient fréquemment. Celles-ci sont à la fois le reflet de la façon dont les cabinets sont gérés et des espaces d’échanges, de prises de décision et d’expression dont la dynamique, qu’elle soit positive ou négative, possède un impact réel sur la vie du cabinet.
Dans une structure au sein de laquelle les uns et les autres montrent, par leur absence ou leurs comportements, leur insatisfaction à propos des réunions, la cohésion et la circulation de l’information, et parfois même le leadership des dirigeants, sont en danger. A l’inverse, des réunions productives sont toujours appréciées et renforcent à la fois la crédibilité du management et l’aptitude collective à travailler efficacement.
Dans cette première fiche, nous examinerons les différents types de réunion et ,dans une seconde, les outils et méthodes pour organiser et structurer une réunion.
Les réunions peuvent avoir des objectifs différents et multiples :
Le « débriefing »
Il s’agit de faire le point (« débriefer ») sur l’avancement d’actions ou de projets en cours. Les bénéfices des debriefings collectifs sont nombreux : ils permettent d’informer rapidement et régulièrement, de constater l’évolution des travaux et de résoudre des difficultés ou des problèmes de coordination ou de communication. Le débriefing permet aussi de montrer à chaque participant que les autres travaillent aussi, partagent les mêmes difficultés et ce type de réunion peut avoir un effet de cohésion très positif. Malheureusement, les débriefings sont souvent négligés a priori parce qu’ils sont considérés comme une perte de temps. En réalité, on constate qu’une fois que l’habitude et la discipline sont acquis, le déroulement est rapide et la satisfaction générale.
Dans un premier cas, les actions ou les projets sont portés ou réalisés par les participants à la réunion et chacun doit pouvoir expliquer là où il en est. Selon la complexité des projets, une préparation sera nécessaire.
Dans un second cas, une personne rend compte de la progression de divers projets ou dossiers. Dans ce cas, elle doit avoir à sa disposition l’information la plus récente et la plus précise. Trop souvent, en effet, la personne en charge du dossier arrive sans les éléments d’information et se retrouve face à des participants « mieux informés » ou plus au fait des derniers événements. Le « deériefing » d’un plan d’action ou d’un projet est aussi une excellente occasion de tirer des enseignements sur la façon dont on a procédé. Il met l’accent sur l’amélioration des pratiques et non pas sur un jugement de la performance des uns ou des autres.
Les questions à poser autour de chaque action ou projet sont
- « l’action planifiée a-t-elle été réalisée ? »
- « comment cela s’est-il passé ? »
- « quels ont été les résultats ? »
- « quelles ont été les difficultés/quels ont été les obstacles ? »
- « comment pourrons-nous faire mieux la prochaine fois ? »
- « quelles leçons pouvons-nous en tirer ? »
L’information & l’expression
Il peut s’agir de présenter un état des lieux, un diagnostic, une problématique. Par exemple : état des lieux sur les rémunérations, information sur la santé économique du cabinet.
Informer est souvent une première étape avant une prise de décision. Il est rare que l’information ne soit pas suivie d’un moment d’expression (les participants réagissent à ce qui vient d’être présenté et expriment leur point de vue) et il est toujours important de garder du temps, dans le cadre pour que chacun puisse donner son avis. Il est cependant fondamental de bien poser comme principe qu’aucune décision ne sera prise « au pied levé » ou à l’issue d’un débat. Trop souvent les choix sont faits en fin de réunion, sans information ni véritable échange autre que des commentaires, des suggestions ou des prises de position qui sont certes utiles mais ne reposent pas forcément sur des faits ou une réalité analysée en profondeur.
La personne en charge d’une réunion d’information prendra soin de préparer la présentation et de donner les éléments de contexte afin que chaque personne participant à la réunion puisse avoir les mêmes données sur le problème. Un document envoyé à l’avance peut être extrêmement utile, permettant aux participants de préparer leurs questions) mais ne saurait être suffisant : une introduction plus ou moins approfondie selon la problématique sera toujours nécessaire
La prise de décision
La prise de décision à plusieurs est un exercice difficile et risqué. Il n’est donc pas étonnant que les réunions de prise de décision soient les plus décriées. On entend en effet souvent dire « nous n’arrivons pas à prendre de décisions ».
Deux cas de figures peuvent se présenter :
- La décision à prendre a été murie et explorée par une ou plusieurs personnes qui se réunissent avec d’autres pour valider le choix. Il s’agit donc de présenter une recommandation sur une des options possibles. Souvent les décisions nécessitent un travail complexe et technique en amont et pour éviter de perdre du temps dans les détails, on va présenter uniquement les bénéfices et risques de chaque option. Dans ce cas, une grande partie de la réunion doit être consacrée à informer les participants sur le contexte, le raisonnement suivi, les raisons qui justifient l’option recommandée etc. Une présentation structurée et une bonne maîtrise du dossier permettent en général de mener une réunion efficacement.
- La réunion a pour but de faire travailler les participants sur une décision à prendre et aboutir, au final, à un choix clair. Ceux-ci devront donc suivre une approche structurée qui permettra de canaliser la pensée tout en ne perdant pas de temps en débats inutiles. Cette approche nécessite une animation ferme de la part d’une personne capable de guider les participants dans leur réflexion en leur faisant voir, par un questionnement approprié, tous les tenants et les aboutissants de la décision à prendre. Lorsque les décisions sont complexes ou qu’elles nécessitent un travail de recherche d’un compromis, plusieurs réunions sont souvent nécessaires sur un même sujet. Cela ne pose aucun problème dans la mesure où chacun a conscience que la réflexion avance.