Les grandes étapes d’une délégation motivante
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Au-delà du gain de temps et de la gestion maximisée, la délégation permet de travailler en équipe, d’avoir une organisation plus réactive, une pyramide d’âge harmonieuse et de valoriser ainsi tous les talents du cabinet. Une délégation réussie permet ainsi de motiver à la fois celui qui délègue et celui qui se voit confier de nouvelles responsabilités.
Voici les grandes étapes à respecter en vue de réussir la délégation. Elles doivent en principe s’effectuer dans des périodes non apparentées à une crise :
1. Bien discerner son rôle et ses responsabilités, prendre le temps d’analyser ce que l’on peut déléguer (éviter de déléguer des sujets que l’on ne maîtrise pas du tout, les missions uniquement ingrates, les queues de missions, celles dont on sait qu’elles sont vouées à l’échec…). Le bon délégant doit savoir prioriser (qu’est-ce que je fais moi-même ? qu’est-ce que je délègue - et pourquoi - ? qu’est-ce que je refuse de faire ? qu’est-ce que je sursois ?).
2. Délimiter le travail qui est sous-traité au collaborateur en fixant des objectifs simples, mesurables, ambitieux, réalistes et séquencés dans le temps. Le bon délégant doit avoir une vision globale des sujets qu’il confie et savoir la faire partager.
Le bon délégant doit avoir une vision globale des sujets qu’il confie et savoir la faire partager
3. Comprendre ses résistances à déléguer (peur d’être supplanté, de voir le travail réalisé différemment de soi, de perdre du temps - déléguer est un investissement rentable sur la durée mais chronophage sur l’instant).
4. Analyser les compétences, les disponibilités et la motivation des personnes à qui l’on souhaite déléguer. La notion de confiance doit être renforcée par des faits objectifs concernant l’autonomie, l’envie et les capacités du délégataire à qui sera confiée la charge des responsabilités. Déléguer, c’est une co-décision !
5. Ne pas lésiner le temps consacré à la délégation. Le bon délégant soutient, écoute, respecte le délégataire et pose sur lui un regard bienveillant.
Le bon délégant soutient, écoute, respecte le délégataire et pose sur lui un regard bienveillant
6. Assurer un suivi régulier, recadrer si besoin et mesurer les étapes de progression.
7. Ne jamais perdre le contrôle des sujets délégués.
8. Reconnaître le rôle de chacun et être reconnu par les autres.
9. Confier le pouvoir et l’autorité nécessaires en lien avec les responsabilités déléguées (les responsabilités sans le pouvoir et l’autorité ne mènent à rien de positif).
10. Remercier et reconnaître.
Parmi les clés du succès d'une délégation réussie, on retiendra donc : la volonté de déléguer, la possibilité et la capacité de déléguer, mais aussi la reconnaissance du travail effectué.